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Move your business. Viaggi di lavoro: la gestione dei costi di trasferta come strumento di marketing e di motivazione del personale

Nella elegante cornice del Gran Hotel Sitea nel centro di Torino si è tenuto lo scorso 20 aprile l’evento Move your business, organizzato da ADACI (Associazione Italiana di Acquisti e Supply Managment) e  CDVM con l’obiettivo di ragionare sulla gestione del viaggio di lavoro sia come necessità per il mantenimento o lo sviluppo del business sia come strumento motivazionale delle risorse umane.

Gianluca Bozza e Elena Losito All’evento, moderato in modo stimolante da  Antonio de Carolis, vicepresidente CDVM, hanno partecipato Gianluca Bozza (Direttore Commerciale di Cisalpina Tours Business Travel), Elena Losito (Groups and Congress Manager di Cisalpina MICE) e Laura Echino, presidente ADACI Sezione Piemonte e Valle d’Aosta.

Partendo dall’analisi dei dati, Gianluca Bozza ha messo in evidenza quanto sia stretta la relazione tra viaggi d’affari e volumi di vendita: per ogni dollaro speso in viaggi, l’azienda realizza  mediamente 15 $ di incremento di profitto derivato dall’incremento delle vendite. Tutto ciò, pur considerando che le risorse impegnate in trasferte di lavoro rappresentano una voce di costo aziendale importante e che negli ultimi anni, anche a causa della crisi, il livello di attenzione ai costi è fortemente aumentato. Viaggiare per lavoro resta quindi fondamentale. Le aziende possono ottimizzare le trasferte grazie a programmi strutturati che spesso richiedono conoscenze molto specifiche: è qui che l’attività di consulenza di chi si occupa di business travel può esser d’aiuto. Un approccio e una gestione ideale del viaggio punta sì al Cost Saving, ma guarda anche alla soddisfazione del personale che viaggia. Il supporto che un professionista del settore può offrire all’azienda , che sia o meno strutturata, è quello di razionalizzare i processi e i costi legati alle trasferte (monitorando con facilità il mercato, assicurando la qualità dei servizi, personalizzando le soluzioni) e  monitorare i risultati. Il consulente infatti può far valere una maggiore forza di contrattazione sul prezzo con hotel, compagnie aeree, autonoleggi ecc. e garantire un’assistenza 24 ore su 24 al personale in viaggio.

La gestione di quest’attività permette alle aziende di concentrare la propria attenzione sul business, piuttosto che sul viaggio in sé.Move your business

Passando a parlare di viaggi come incentive, Elena Losito ha mostrato le diverse soluzioni che un’azienda può utilizzare sulla base delle proprie necessità. Il viaggio, come premio per obiettivi raggiunti o come scelta per motivare il personale, deve essere percepito come un evento speciale, deve “valere la pena”, al di là del numero di partecipanti coinvolti. Le soluzioni sono molte e anche in questo caso lavorare in sinergia con un esperto può aiutare a strutturare in maniera ottimale le risorse, concentrandole in attività che risultino davvero un valore aggiunto per l’impresa e per il personale coinvolto.

Riassumendo, il supporto di consulenti nella gestione del viaggio di lavoro è un’attività che può generare opportunità interessanti sia per il contenimenti dei costi, sia per la capacità di negoziazione di accordi e contratti a vantaggio finale dell’azienda, sia per minor carico dell’amministrazione nella gestione dei rimborsi, dei pagamenti e dei processi di monitoraggio e reportistica.

Se viaggiare per lavoro è necessario, sfruttare al meglio i propri investimenti lo è altrettanto.

Presentazione Move your business (pdf)

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